1. Kommunikationspolitik
Domstolsstyrelsens kommunikation tager udgangspunkt i
Kommunikationspolitik for Danmarks Domstole. Formålet med den fælles kommunikationspolitik er at sikre, at der internt er en høj grad af information og samarbejde på alle niveauer i Danmarks Domstole. Eksternt, at der er en saglig og imødekommende information om afgørelser og andre forhold, der har pressens og offentlighedens interesse.
Danmarks Domstoles kommunikationspolitik tager udgangspunkt i organisationens overordnede værdier og giver et sæt fælles retningslinjer for, hvordan vi som organisation bedst muligt viser åbenhed og imødekommenhed over for omverdenen.
2. Bestyrelsens rolle
Bestyrelsesmedlemmer er – uanset baggrund – valgt til at varetage domstolenes og Domstolsstyrelsens interesser. Det enkelte medlem repræsenterer ikke en bestemt faggruppe i bestyrelsen, men kan og bør naturligvis til gavn for bestyrelsen bidrage med deres kendskab til domstolenes situation og synspunkter, så længe der ikke er tale om at rejse enkeltsager eller særinteresser, som ikke hører til på bestyrelsens dagsorden. Sager af denne type bør fremføres ad de sædvanlige kanaler til Domstolsstyrelsen.
Bestyrelsesmedlemmer har tavshedspligt og kan derfor ikke referere bestyrelsens møder eller på anden måde beskrive diskussioner og holdningsforskelle i bestyrelsen.
Bestyrelsesmedlemmer forventes dog – hvor det er relevant – i det daglige at optræde som ”ambassadører” for styrelsen og bestyrelsen, forklare rationalet bag trufne beslutninger og de hensyn, der indgår i bestyrelsens overvejelser, samt lytte til reaktioner og holdninger blandt domstolenes brugere og medarbejdere.
Såfremt et medlem af bestyrelsen deltager i plenarforsamlinger og i møder arrangeret af faglige foreninger, personaleorganisationer m.v., vil den information, der gives på sådanne møder følge samme retningslinier som ovenfor.
Bestyrelsesmedlemmer kan ikke modtage instruktioner eller på anden måde opfatte sig som repræsentant for disse organisationer i varetagelse af bestyrelseshvervet.
3. Bestyrelsens kommunikation
Bestyrelsens kommunikation er indpasset som et integreret led i styrelsens kommunikationskanaler.
Pressekontakt
Domstolsstyrelsens bestyrelse kommunikerer igennem formanden og – i det daglige – direktøren, jf. afsnit 2 ovenfor. I forhold til pressen vil det, som hidtil, alene være direktøren eller bestyrelsesformanden som udtaler sig på styrelsens og bestyrelsens vegne. I det daglige er det – som på andre områder – direktøren, som i konkrete tilfælde kan delegere denne kompetence til chefer og medarbejdere i styrelsen.
Danmarks Domstole
Direktør og formand skriver fælles leder.
Intranyt og domstol.dk
Bestyrelsen kommunikerer sine beslutninger igennem styrelsens interne nyhedsbrev Intranyt og via selvstændige nyheder på www.domstol.dk, når dette skønnes relevant.
Emner for det kommende bestyrelsesmøde bliver beskrevet i Intranyt og fremgår samtidig på Danmarks Domstoles intranet under punktet ”Tæt på bestyrelsen”, der desuden fungerer som et medie for meddelelser fra bestyrelsen. Punktet ”Tæt på bestyrelsen” vil derudover indeholde en kort beskrivelse af beslutninger umiddelbart efter bestyrelsesmøderne.
Indstillinger til bestyrelsen skal indeholde forslag til håndtering af den efterfølgende kommunikation, herunder forslag til medie og indhold.
Møder
Repræsentanter for styrelsen kan deltage i arrangementer med domstolenes personaleforeninger, plenarforsamlinger og regionsmøder for blandt andet at lytte til synspunkter og fortælle om bestyrelsens arbejde. Repræsentanterne kan være ethvert medlem af bestyrelsen eller direktøren såvel som repræsentanterne i den pågældende personalegruppe, der afholder arrangementet.