Tinglysningsmedarbejdernes adgang til tinglysningsmotoren kaldes den interne portal.
De dokumenter, der fra tinglysningsmotoren sendes til manuel behandling, vil skulle behandles via denne portal.
Medarbejdernes sagsbehandlingssytem vil, i modsætning til den eksterne portal som borgerne bruger, ikke tilgå tinglysningsmotoren på helt samme måde. Det er fordi, at de tinglysningsopgaver, som medarbejderne udfører, netop ofte vil være opgaver, der ikke passer helt ind i tinglysningsmotorens automatik, og som skal håndteres anderledes, end hvis de var blevet registrerede direkte via e-tl-motoren.
Når en elektronisk anmeldelse er blevet udtaget til manuel behandling, vil anmelderen straks modtage en besked herom med oplysning om, hvorfor anmeldelsen er udtaget, og hvornår den forventes behandlet.
Den interne portal skal have funktioner, der kan hjælpe til i den egentlige sagsbehandling. Når tinglysningsdokumenterne fremover fremsendes i digital form, så vil medarbejderen ikke få vist alle de oplysninger, som man får vist ved den nuværende tinglysning.
Hvis f.eks. et skøde er blevet udtaget til manuel behandling, fordi anmelderen har skrevet fri tekst i dokumentet, som skal prøves af tinglysningen, så vil medarbejderen få vist den frie tekst samt oplysninger om, hvilke øvrige kontroller som dokumentet har gennemgået og status for den automatiske prøvelse heraf, men medarbejderen får ikke vist et "dokument", som man plejer.
Medarbejderen skal så tage stilling til, om den frie tekst, som anmelderen har angivet, har betydning for tinglysningen af skødet. Eventuelt skal medarbejderen "oversætte" teksten til en kode - der gør, at systemet næste gang kan læse teksten automatisk - og herefter fortælle sagsbehandlingssystemet, om skødet skal afvises, tinglyses med frist, eller tinglyses uden frist.
Systemet hjælper medarbejderen ved f.eks. at præsentere denne for en række erklæringskoder, samt hviken tekst disse koder normalt dækker. Medarbejderen skal således ikke selv huske al tekst og alle koder. Hvis f.eks. et dokument skal have kontrolleret underskrifter for et selskab, så vil Den interne portal hjælpe medarbejderen med, at få adgang til Erhvervs- og Selskabsstyrelsens register over tegningsregler.
Systemet vil automatisk forme en elektronisk meddelelse til anmelder med oplysning om den skete tinglysning, og det er som udgangspunkt ikke nødvendigt for medarbejderen at skrive tekst i påtegningen, da den interne portal selv formulerer teksten og sætter den ind i påtegningen. Dette gælder dog ikke, hvis der er noget særligt med anmeldelsen, og medarbejderen kan til enhver tid selv formulere tekst og fremsende til anmelder. Medarbejderen underskriver påtegningen med sin digitale signatur.
De elektroniske anmeldelser, som skal prøves af personalet, vil fremgå af medarbejderens skærm. Denne kan så vælge, hvilken anmeldelse som skal behandles. Der vil være regler for, i hvilken rækkefølge som anmeldelser skal behandles, hvis de vedrører en og samme ejendom, bil osv., men medarbejderen vil få adgang til forskellige funktioner til styring af sagsbehandlingen.
Det vil således også være muligt at sortere sagerne til medarbejderne, alt efter hvilket sagsområde (ikke alle er lige gode til alle tingbøgerne - fast ejendom, bil, andelsboliger osv.) som de arbejder med, hvilken type dokumenter de kan tinglyse osv.
Det er forventningen, at ca. 70 % af de sædvanlige tinglysningsekspeditioner vil kunne udføres automatisk af e-TL-motoren. Her tænkes på almindelige lånekonverteringer og simple skøder på almindelige villaer.
De øvrige dokumenter forventes i mere eller mindre grad at skulle behandles af tinglysningspersonalet.
Den interne portal skal give adgang til alle dokumenter og funktioner for at kunne udføre alle typer af handlinger, herunder at rette fejl i e-akten.
Da mange anmeldelser vil have skriftligt materiale vedhæftet som indskannet materiale, vil alle medarbejdere få to skærme til at arbejde på en skærm til at vise det indskannede materiale og en anden til at vise oplysninger om dokumentet som skal behandles, samt oplysninger om f.eks. den faste ejendom og dennes oplysninger i tingbogen.
Medarbejdernes sagsbehandling af tinglysningsekspeditioner omhandler gennemførelse af kontroller, som e-TL systemet ikke automatisk kan gennemføre – herunder tolkning af informationer, som e-TL systemet ikke forstår. Dette omfatter bl.a.
-
kontrol af signaturer,
-
vurdering af fritekst,
-
kontrol af indskannet vedhæftet materiale,
-
kontrol af øvrigt indhold i digitale anmeldelser,
-
og mange andre opgaver.
Den interne portal vil være det primære arbejdsredskab, som tinglysningsmedarbejderne anvender, og derfor skal der ske automatisk fremvisning af relevante informationer, mulighed for tilføjelse af erklæringskoder, indskanning af supplerende dokumenter, mv.
Til Den interne portal bliver der også knyttet muligheder for at udskrive statistikker og rapporter over aktiviteter i systemet, antallet af anmeldelser osv.
De eksterne brugere vil selv kunne se, hvor lange behandlingstider manuel behandling forventes at have.
I højre side kan du læse mere om, hvilke tinglysningsopgaver som det forventes, at medarbejderne skal behandle i e-TL.