Indledning
Under hovedforhandlingen fremlægger parterne sagen for retten, således at retten kan træffe en afgørelse. Inden hovedforhandlingen begynder, har de dommere, der skal behandle sagen, forberedt sig på den. Denne forberedelse sker ikke på grundlag af sagens originale dokumenter, men derimod på grundlag af den ekstrakt, som parterne har udarbejdet.
1. Hvad er en ekstrakt?
En ekstrakt er en samling fotokopier af sagens dokumenter (processkrifter og bilag). Det er kun de dokumenter, som parterne eller en af parterne ønsker at gøre brug af under hovedforhandlingen, der skal være i ekstrakten.
I sager, der skal hovedforhandles ved byretten med deltagelse af flere dommere, skal der altid udarbejdes en ekstrakt.
2. Hvem skal udarbejde ekstrakten?
Det er den, der har anlagt sagen (sagsøgeren), der skal udarbejde ekstrakten.
Ekstrakten udarbejdes normalt på grundlag af partens eget eksemplar af sagens dokumenter.
3. Hvad skal med i ekstrakten?
Ekstrakten skal udarbejdes som en samling fotokopier af de relevante dokumenter (processkrifter og bilag). Ekstrakten skal altså ikke indeholde alle sagens dokumenter, hvis nogle af dem ikke længere har betydning for sagens afgørelse. Omvendt må der ikke i ekstrakten tages nye dokumenter med, som ikke tidligere er sendt til byretten og modparten.
Dommerne forbereder sagen på grundlag af ekstrakten og ser ikke sagens originale bilag. Derfor er det vigtigt, at alle dokumenter, der har betydning for sagen, er med i ekstrakten.
Processkrifter skal kun medtages i ekstrakten, hvis de har betydning for den afgørelse byretten skal træffe. Hvis byretten f.eks. har afgjort et spørgsmål om syn og skøn, skal processkrifter om dette spørgsmål ikke med i ekstrakten.
Er kun en del af et længere bilag relevant, er det ikke nødvendigt at tage hele bilaget med, men kun de relevante sider + bilagets første side. Hvis bilaget indeholder underskrifter, skal siden med datering og underskrifter også med.
Parterne bestemmer i fællesskab, hvilke dokumenter der skal med i ekstrakten. Derfor skal modpartens advokat have et udkast til ekstrakt senest 14 dage før hovedforhandlingen. Modpartens advokat har på den måde mulighed for at oplyse, om han ønsker mere materiale med end det, der er taget med i udkastet.
4. Hvordan skal ekstrakten se ud?
Der må ikke være understregninger, kommentarer eller lign. på de dokumenter, der skal fotokopieres. Ekstrakten skal være hæftet sammen eller på anden måde samlet, f.eks. med spiralryg eller evt. indsat i et ringbind. Ekstrakten skal have sidetal.
Ekstraktens forside
Forsiden skal altid indeholde følgende oplysninger:
- nummeret på den afdeling i byretten, hvor sagen skal hovedforhandles,
- byrettens journalnummer (BS- )
- parternes navne
- navnene på de andre parters advokater, hvis parterne er repræsenteret af advokater
- tidspunktet for hovedforhandlingen
Indholdsfortegnelse
Efter forsiden skal der være en indholdsfortegnelse. Indholdsfortegnelsen er en liste over de dokumenter, der er i ekstrakten. For hvert dokument skal der stå bilagsnummer, bilagets dato og hvad det er for et bilag. Desuden skal der være en henvisning til sidetallet på det sted i ekstrakten, hvor bilaget er placeret. Oplysningerne skal gives i den nævnte rækkefølge (f.eks. Bilag 1 den xx 2007 - Brev fra x til y - side 9-10).
Tidsplan
Lige efter indholdsfortegnelsen skal der være en side med en tidsplan for hovedforhandlingen. Det skal fremgå af tidsplanen, hvor lang tid der er afsat til sagens forelæggelse, hvem der skal afhøres, og hvornår de enkelte afhøringer er planlagt til at begynde. Det skal også fremgå, hvor lang tid der er afsat til parternes procedure. Tidsplanen skal drøftes med modpartens advokat, inden den udarbejdes.
Siderne efter tidsplanen
På de næste sider skal fotokopierne af de relevante dokumenter indsættes i følgende rækkefølge:
- en eventuel administrativ afgørelse, hvis sagen drejer sig om rettens prøvelse af denne afgørelse
- kopi af retsbøger i det omfang, de har betydning for sagen
- stævningen
- de øvrige processkrifter i datoorden
- bilagene i datoorden
- evt. fri procesbevilling, advokatbeskikkelse og skema om retshjælpsdækning
Markering af relevante bilag/dele af bilag
Af hensyn til afviklingen af hovedforhandlingen skal der foretages en markering af de bilag eller dele af bilag, som parterne ønsker, at dommerne skal være opmærksomme på. Det sker ved at indramme stederne i ekstrakten med parenteser. Hvis det er hele bilag, dommerne skal være opmærksomme på, skal hele bilaget rammes ind og ellers kun de relevante dele af bilagene. Markeringen kan evt. foretages med rødt.
Det skal aftales med modparten, hvilke bilag eller dele af bilag modparten ønsker markeret. Dette kan praktisk ske i forbindelse med, at modparten får tilsendt et udkast til ekstrakten. Dette skal ske 14 dage før hovedforhandlingen.
5. Hvem skal have ekstrakten?
Ekstrakten skal indleveres i 3 eksemplarer til byretten. Hvis retten efter retsplejelovens § 20 tiltrædes af 2 sagkyndige medlemmer, skal der indleveres 5 eksemplarer.
Der skal også sendes 2 eksemplarer til modpartens advokat (ét til brug for modparten og ét til brug for advokaten). Hvis der er flere modparter, skal der på tilsvarende måde sendes 2 eksemplarer til deres advokater.
6. Hvornår skal ekstrakten indleveres?
Ekstrakten skal være modtaget i byretten senest en uge inden hovedforhandlingen (og gerne før).
Hvis ekstrakten ikke er indleveret til tiden, kan retten beslutte, at det skal have udeblivelses-virkning. Det betyder normalt, at sagen afvises.
Reglerne om virkningerne af, at ekstrakten ikke er indleveret til tiden, fremgår af retsplejelovens § 360, stk. 6, jf. stk. 1-3.
7. Tillægsekstrakt
Hvis der kommer nye dokumenter i sagen, efter at ekstrakten er sendt til retten, kan det være nødvendigt at udarbejde en tillægsekstrakt med de nye dokumenter. Tillægsekstrakten skal udformes efter samme retningslinjer som (hoved)ekstrakten. Sidenummereringen skal fortsætte fra hovedekstrakten (hvis sidste side i hovedekstrakten f.eks. er side 217, skal første side i tillægsekstrakten være side 218).
8. Materialesamlinger
Honorering af udgifter til materialesamling
Udgiften til materialesamling kan ifølge betænkning 1436/2004 (Reform af den civile retspleje III) side 266-267, jf. side 253 og bemærkningerne i lovforslag nr. 132 (Folketingstidende 2004-05, 2. samling) side 20 dækkes som en sagsomkostning på objektivt grundlag.